ZARZĄDZENIE NR 18/2013 2013-03-07 1130 Art. czytany: 2100 razy z dnia 28 lutego 2013 roku w sprawie wdrożenia Systemu Komunikacji Wewnętrznej i Zewnętrznej Urzędu Gminy Skarżysko Kościelne Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn.zm.) oraz komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 roku, nr 15, poz. 84) w celu usprawnienia przepływu informacji w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne zarządzam, co następuje: § 1 1. Wprowadza się System Komunikacji Wewnętrznej i Zewnętrznej w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne stanowiący Załącznik Nr1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Celem wprowadzenia systemu jest zapewnienie spójnego sposobu informowania i komunikowania się pracowników urzędu, wymiana ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi oraz zapewnienie pracownikom urzędu właściwych oraz rzetelnych informacji niezbędnych do realizacji wyznaczonych im zadań. 3. System Komunikacji Wewnętrznej i Zewnętrznej Urzędu Gminy zostaje wprowadzony w związku z realizacją projektu partnerskiego pn. „LIDER w samorządzie” realizowanego w ramach Działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. § 2 Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. § 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 18/2013 Wójta Gminy Skarżysko Kościelne z dnia 28 lutego 2013 r. SYSTEM KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ URZĘDU GMINY SKARŻYSKO KOŚCIELNE I. Postanowienia ogólne 1. System Komunikacji Wewnętrznej i Zewnętrznej określa sposoby przekazywania informacji i metody komunikacji obowiązujące wewnątrz Urzędu Gminy Skarżysko Kościelne, a także pomiędzy urzędem a podmiotami zewnętrznymi. 2. System ma na celu zapewnienie spójnego sposobu informowania i komunikowania się pracowników urzędu, wymianę ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi oraz zapewnienie pracownikom urzędu właściwych oraz rzetelnych informacji niezbędnych do realizacji wyznaczonych im zadań. II. Komunikacja wewnętrzna 1. Komunikacja wewnętrzna polega na wymianie informacji między poszczególnymi szczeblami w strukturze organizacyjnej urzędu. 2. Komunikacja wewnętrzna ma na celu poprawę efektywności dziania urzędu poprzez usprawnienie przepływu w strukturze pionowej, tj. pomiędzy kierownictwem a pracownikami urzędu, oraz w strukturze poziomej, między pracownikami pełniącymi funkcję na tym samym poziomie. 3. Informacje mogą być przekazywane indywidualnie lub grupowo w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej. 4. Informacje powinny być sformułowane w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny, a język i styl wypowiedzi powinny być dostosowane do słuchacza tak, aby zostały przez niego zrozumiane. 5. System komunikacji wewnętrznej obejmuje: 1) zarządzenia Wójta Gminy Skarżysko Kościelne, 2) spotkania wewnętrzne: a) spotkania kierownictwa – odbywają się co najmniej 2 razy w miesiącu; w spotkaniach uczestniczą Wójt, Sekretarz i Skarbnik; celem spotkań jest omówienie kluczowych spraw, problemów dotyczących gminy, bądź określenie kierunków działań; b) spotkania kierownictwa z pracownikami – odbywają się co najmniej 1 raz w miesiącu; celem spotkań jest omówienie kluczowych spraw związanych z funkcjonowaniem urzędu, omówienie ważnych wydarzeń, przedstawienie i analiza problemów pojawiających się w poszczególnych komórkach organizacyjnych, zgłaszanie opinii i pomysłów; Sekretarz Gminy po akceptacji przez Wójta terminu i godziny spotkania przekazuje niezbędne informacje każdej komórce organizacyjnej urzędu; w spotkaniach kierownictwa z pracownikami biorą udział wszyscy pracownicy, o ile ich chwilowa nieobecność na stanowisku pracy nie doprowadzi do dezorganizacji pracy urzędu; niezbędny jest jednak udział w spotkaniu co najmniej jednego pracownika z każdej komórki organizacyjnej/referatu; c) spotkania zespołów zadaniowych – zwoływane w sytuacjach problemowych, dokumentowane przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za dane zadanie; d) spotkania o których mowa w pkt. a) i b) muszą być udokumentowane protokołem lub notatką służbową; dokumentację ze spotkań wskazanych w pkt a) i b) prowadzi Referat Organizacyjny; e) indywidualne rozmowy z pracownikami mające na celu omówienie spraw wynikających z bieżącej działalności - dokumentowane np. w formie notatek służbowych; f) bieżąca współpraca między referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy polegająca na terminowym przekazywaniu informacji, przygotowywaniu opinii, stanowisk, analiz, sprawozdań i raportów dla zainteresowanych w celu zapewnienia prawidłowej obsługi interesantów przez urząd - potwierdzeniem dokonanych czynności mogą być kserokopie dokumentów za potwierdzeniem odbioru, wydruki komputerowe, notatki służbowe itp. 6. przekaz informacji przez: a) tablicę ogłoszeń urzędu, b) wewnętrzną sieć komputerową, c) wewnętrzną sieć telefoniczną, d) pocztę elektroniczną, e) indywidualną informację w formie pisemnej. III. Komunikacja zewnętrzna 1. Komunikacja zewnętrzna polega na przekazywaniu informacji do podmiotów zewnętrznych, w szczególności współpracujących z urzędem jednostek organizacyjnych, stowarzyszeń i organizacji pozarządowych oraz społeczności lokalnej celem zapewnienia właściwego dostępu do rzetelnej informacji, możliwości zgłaszania wniosków, postulatów i uwag dotyczących zarówno funkcjonowania urzędu oraz pracy pracowników urzędu. 2. W ramach komunikacji zewnętrznej informacja przekazywana jest w następujących formach: 1) sprawozdania Wójta Gminy Skarżysko Kościelne składane na sesjach Rady Gminy z realizacji zadań w okresie między sesjami, 2) informacje prasowe, 3) infokiosk umieszczony w siedzibie urzędu, 4) narady z kierownikami jednostek organizacyjnych, protokołowane przez wyznaczonego merytorycznie pracownika urzędu, 5) strona internetowa Gminy Skarżysko Kościelne oraz strona Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Skarżysko Kościelne, aktualizowane przez wyznaczonych pracowników urzędu, 6) zebrania w sołectwach, protokołowane przez wyznaczonych pracowników urzędu, 7) konsultacje społeczne prowadzone wg zasad określonych przez Radę Gminy, 8) kurendy adresowane do mieszkańców Gminy, przygotowane przez merytoryczne stanowiska pracy, 9) tablice i gabloty informacyjne, 10) uczestnictwo Wójta Gminy Skarżysko Kościelne w zewnętrznych spotkaniach, imprezach kulturalnych, konferencjach itp. 11) inne formy komunikacji zewnętrznej m.in.: a) informacje przesyłane za pośrednictwem poczty, b) informacje przesyłane w formie elektronicznej oraz SMS, c) informacje telefoniczne, d) ankiety, e) przyjęcia interesantów. IV. Odpowiedzialność i kompetencje 1. Zadania w zakresie komunikacji podlegają dokumentowaniu zgodnie z obowiązującymi w urzędzie procedurami. 2. Za prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją zadań w zakresie komunikacji, ich przechowywanie oraz archiwizowanie odpowiedzialni są pracownicy merytoryczni. 3. Za aktualizację strony internetowej Gminy Skarżysko Kościelne oraz strony Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Skarżysko Kościelne, odpowiada zespół redaktorski pod nadzorem Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Pracownicy zamieszczający informacje na stronie internetowej lub stronie BIP urzędu zobowiązani są przygotować informację w formie pisemnej i przesłać ją e–mailem ze wskazaniem lokalizacji na stronie na adres Sekretarza Gminy oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Zamieszczenie informacji uwarunkowane jest zgodą Sekretarza Gminy. Autor wiadomości odpowiada za jej treść i ma prawo ją modyfikować oraz obowiązek aktualizować jej treść. 4. Za aktualizację informacji zamieszczanych na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne odpowiada pracownik merytoryczny. Informacje i ogłoszenia zamieszczane przez pracowników merytorycznych wymagają akceptacji i określenia terminu usunięcia przez Sekretarza Gminy. Autor informacji zobowiązany jest do jej usunięcia w ustalonym terminie. 5. Za zakładanie kont e – mail pracownikom urzędu oraz określenie poziomu uprawnień w ramach wewnętrznej sieci odpowiada informatyk. W przypadku zwolnienia pracownika lub zmiany uprawnień informatyk dokonuje zablokowania dostępu do serwerów lub modyfikuje zakres dostępu. 6. Za kontakt i przekazywanie informacji mediom odpowiada Wójt Gminy. Każdy z pracowników poproszony przez przedstawiciela mediów o udzielenie informacji na temat działalności urzędu gminy powinien skierować zainteresowaną osobę do Wójta Gminy. V. Postanowienia końcowe 1. Przestrzeganie Systemu Komunikacji Wewnętrznej i Zewnętrznej w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne obowiązuje wszystkich pracowników urzędu. 2. Sekretarz Gminy oraz Kierownicy Referatów zobowiązani są do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego dokumentu.